POLITYKI I PROCEDURY – NOWE WYZWANIA PRZED FIRMAMI AUDYTORSKIMI

POLITYKI I PROCEDURY – NOWE WYZWANIA PRZED FIRMAMI AUDYTORSKIMI

IMG_0696

Polityka i procedury w zakresie systemu wewnętrznej kontroli jakości, ocena obszarów ryzyka podczas prowadzenia badań oraz nowe zasady traktowania pracowników i podwykonawców – to zasadnicze problemy, jakie były omawiane podczas panelu: Firmy audytorskie w nowej praktyce regulacyjnej. Jak podkreślała prowadząca ten panel wiceprezes KRBR Barbara Misterska-Dragan, mimo iż nowa ustawa nie została jeszcze uchwalona, to na podstawie projektu już można zorientować się, jak należy przygotowywać się do pracy pod rządami nowych przepisów.
– W artykule 44 nowej ustawy ustawodawca wskaże, że każda firma audytorska powinna zaprojektować i wdrożyć swój wewnętrzny standard kontroli jakości. A ten standard wewnętrzny powinien być zgodny z krajowym standardem kontroli jakości, ale też uwzględniać wszystkie inne rozwiązania, które złożą się na wymagane przez przyszłą ustawę polityki i procedury – mówiła Barbara Misterska-Dragan. I podkreślała, że muszą to opracować wszyscy, że każda firma audytorska powinna mieć takie regulacje u siebie stworzone, na miarę własnych potrzeb i oczekiwań, bo będzie to przedmiotem kontroli.
IMG_0573

Ewa Sowińska: zespół w firmie audytorskiej to kapitał, nie zasoby

Polityka i procedury
Jak zauważyła Ewa Jakubczyk-Cały, prezes firmy PKF Consult, projektowana ustawa zakłada, że cała dokumentacja systemu kontroli jakości ma być określona w ramach polityk i procedur. I wyjaśniła ten mechanizm na przykładzie wymogów dotyczących etyki. – Będziemy mieli w ustawie zapis, że honoraria od jednego klienta nie mogą przekroczyć 40 proc. całego przychodu firmy audytorskiej. To jest regulacja i nieprzekraczalna granica, ale firma dla swoich potrzeb, chcąc zachować niezależność, może przyjąć inny pułap. I to jest polityka tej firmy. A na bazie tej polityki firma musi określić procedury jej realizacji, czyli kto i co ma zrobić, żeby do kierownictwa firmy doszła informacja, że wynagrodzenie od tego klienta zbliża się do przyjętego pułapu – mówiła. I podkreśliła, że polityka powie, co trzeba zrobić, a procedura – jak to zrobić.
IMG_0521

Ewa Jakubczyk-Cały: projektowana ustawa zakłada, że cała dokumentacja systemu kontroli jakości ma być określona w ramach polityk i procedur

Jak powiedział Zbigniew Libera z KPMG, ustawa dość lakonicznie będzie to określać, ale każda firma audytorska będzie musiała stosowane u siebie polityki i procedury precyzyjnie opisać. Jak mówił, w jego firmie już to jest i jest to olbrzymi dokument. – To dokument przygotowany na bazie procesu
badania, od akceptacji, przez planowanie, ocenę ryzyka itd. Przywołuje się w nim odpowiednie standardy, przepisy i dodaje się własne interpretacje. To jest, jak ludzie u nas w firmie powinni interpretować i stosować odpowiednie przepisy. Przez wypracowanie takich zasad my zapewniamy spójność wykonywanych procedur w naszej organizacji – mówił. Przyznał, że w KPMG to jest olbrzymi dokument, ale stwierdził, że w każdej firmie audytorskiej on powinien być dostosowany do jej skali i specyfiki. – W każdym razie w firmie musi być dokument przekładający język standardu na język praktyczny, oparty na doświadczeniach ludzi, którzy przez wiele lat uczestniczyli w badaniach – mówił. Zbigniew Libera powiedział też, że w małych firmach podstawą takiego dokumentu może być wzorcowa dokumentacja, opracowana na podstawie międzynarodowych standardów, ale powinna ona być uzupełniona o wyjaśnienie, jak należy tę wzorcową dokumentację wypełniać.
IMGS9946

Jolanta Gałuszka, członek KRBR i skarbnik: nowa ustawa wprowadzi nowe zasady i nowe obowiązki w zakresie wykorzystywania podczas badań podwykonawców. W obecnej ustawie nie mamy uregulowanych zasad podwykonawstwa, ale projekt w nowej regulacji będzie to dość szczegółowo określone

Ocena ryzyka po nowemu 
Jak zauważyła Barbara Misterska-Dragan, ważnym wymogiem nowych przepisów będzie obowiązek posiadania przez firmy audytorskie procedur oceny ryzyka. Hanna Sztuczyńska, członek KRBR wyjaśniła, że system kontroli jakości, który po wejściu nowej ustawy w życie będą musiały stworzyć wszystkie firmy audytorskie, obejmie także zasady oceny obszarów ryzyka związanych z działalnością firmy, w obszarze realizacji badań. – Część obszarów ryzyka będzie objęta tym systemem kontroli jakości, ale są ryzyka, których ten system jeszcze w całości nie pokrywa. Dlatego w wielu firmach już funkcjonuje zarządzanie ryzykiem. Czyli jest wyznaczona osoba, która jest za to odpowiedzialna, która analizuje pod tym kątem wszystkie procesy zachodzące w firmie, łącznie z tą sferą objętą systemem kontroli jakości, bo te problemy przenikają się – mówiła. I podkreślała, że taki odpowiedzialny za ocenę ryzyk pracownik musi mieć do tego odpowiednie narzędzia. Jak powiedziała, jednym z takich podstawowych narzędzi jest rejestr zdarzeń operacyjnych, co w nowej ustawie będzie nazywać się „obowiązkiem rejestracji incydentów” oraz obowiązkiem udokumentowania dalszego postępowania z tym problemem. Ale zaznaczyła, że firmy audytorskie będą miały też obowiązek prowadzenia rejestru ryzyk. – Będzie obowiązek rejestrowania, analizowania tych ryzyk i podejmowania działań odpowiednich działań zapobiegawczych, żeby te problemy nie wystąpiły w przyszłości. Jak dodał Zbigniew Libera, jego zdaniem w każdej firmie ma miejsce zarządzanie ryzykiem, ale często jest ono „w głowach” właścicieli i menedżerów. – Nowa ustawa będzie wymagać usystematyzowania tych zasad i opisania w odpowiednim dokumencie – stwierdził.
IMG_0512

– Chwytajmy te szanse i nie bójmy się przyszłości – mówiła Barbara Misterska-Dragan

Uwaga na kadry
Ważnym elementem nowych zasad, jakie będą musiały przestrzegać firmy audytorskie, jest odpowiednia polityka wobec kadr i podwykonawców. Jak mówiła wiceprezes KRBR Ewa Sowińska, zespół w firmie audytorskiej to kapitał, nie zasoby. – Bo bez właściwych osób, dobrze przygotowanych, trudno nam będzie świadczyć usługi, które są coraz trudniejsze – mówiła. Zwróciła uwagę, że nowa ustawa będzie firmom stawiała pod tym względem wyższe niż dotychczas wymogi. – Sposób zarządzania rozwojem kadr nie zależy tak bardzo od wielkości firmy, bardziej zależy od tego, jaki model biznesowy wybieramy. Firma musi odpowiedzieć sobie na pytanie, jak chce prowadzić biznes, jak chce zatrudniać ludzi, a przede wszystkim dla kogo chcemy te nasze usługi świadczyć. Jeśli powiemy sobie, że będziemy pracowali ze stałym zespołem, w oparciu o umowy o pracę, to w ten sposób już określamy, jaką politykę w tym zakresie zamierzamy prowadzić – mówiła. I podkreślała, że pracownicy muszą wiedzieć, jakie są ich cele, co mają robić, jaka jest ich odpowiedzialność, jak to mają robić i co będzie potwierdzeniem, że to zrobili. A potem w systemie ocen to ma być udokumentowane i podsumowane. – Takie zasady muszą być stosowane we wszystkich firmach, także w małych – powiedziała Ewa Sowińska. Jak mówiła podczas panelu Jolanta Gałuszka, członek KRBR i skarbnik, nowa ustawa wprowadzi nowe zasady i nowe obowiązki w zakresie wykorzystywania podczas badań podwykonawców. – W obecnej ustawie nie mamy uregulowanych zasad podwykonawstwa, ale projekt w nowej regulacji będzie to dość szczegółowo określone. Firmy audytorskie będą mogły powierzać podwykonawcom wykonywanie w jej imieniu niektórych czynności badania, ale będzie też możliwość powierzenia podwykonawcy realizacji całego zlecenia, jednak będzie to musiał być biegły rewident wykonujący działalność gospodarczą – mówiła. Ale podkreślała, że firma audytorka będzie odpowiadała za to, by w pracy podwykonawcy były przestrzegane zasady etyki, przepisy dotyczące niezależności i rotacji, podwykonawca będzie zobowiązany przestrzegać wszystkich polityk i procedur. Jak mówiła Jolanta Gałuszka, zarówno Komisja Nadzoru Audytowego jak i organy KIBR będą kontrolować przestrzeganie tych zasad dotyczących podwykonawstwa, tak jak w odniesieniu do całej działalności firmy audytorskiej.
IMG_0554

Zbigniew Libera: w firmie musi być dokument przekładający język standardu na język praktyczny, oparty na doświadczeniach ludzi, którzy przez wiele lat uczestniczyli w badaniach

Dużo zmian, ale nie ma powodu do paniki
Komentując te i inne nowości, które przyniesie nowa ustawa o biegłych rewidentach, uczestnicy panelu podkreślali, że firmy audytorskie muszą już się do nich przygotowywać. Ale uspokajali, by nie traktować tej zmiany jako wielkiego zagrożenia dla biegłych rewidentów. – Zmiany są pewne, one będą nas dotyczyły, ale trzeba stanąć do nich frontem i widzieć w nich wyzwania, które nas wzmocnią. Nie będzie już tak jak kiedyś, ale jestem przekonana, że damy sobie z tym radę – powiedziała w podsumowaniu dyskusji Ewa Sowińska. A Barbara Misterska-Dragan dodała, że zmiany to szansa, że tak na to powinno patrzeć środowisko biegłych rewidentów. I zacytowała chińskie przysłowie: „Szanse, jakie stwarza los rozmnażają się, gdy je schwytasz”. – Chwytajmy te szanse i nie bójmy się przyszłości – posumowała.
IMG_0548

Hanna Sztuczyńska , członek KRBR: system kontroli jakości, który po wejściu nowej ustawy w życie będą musiały stworzyć wszystkie firmy audytorskie, obejmie także zasady oceny obszarów ryzyka związanych z działalnością firmy, w obszarze realizacji badań